فرایند برنامه‌ریزی، مدیریت و کنترل پروژه یکی از فرایندهای مهم و اساسی در هر پروژه‌ای، خصوصا پروژه‌های عمرانی می‌باشد. بر هیچکس پوشیده نیست که حتی ساده‌ترین تلاش‌های انسانی نیاز به مدیریت و کنترل دارند. بعنوان نمونه یک مسافرت را در نظر بگیرید؛ حتی در صورتی که این سفر بارها برای شما تکرار شده‌باشد؛ ممکن است یکی از عوامل موثر مانند آب و هوا، شرایط جاده، هزینه‌ها و … تغییرکرده‌باشند. پروژه‌ها نیز همانند همین مسئله مسافرت هستند؛ آن‌ها شمارا به اهدافتان می‌رسانند اما لازمه این اتفاق آن است که شما همه چیز را تحت کنترل داشته‌باشید.
امروزه بسیاری از سازمان‌ها در فعالیت‌های خود علیرغم تلاش بسیار متوجه می‌شوند که این فعالیت‌ها بنا به دلایلی نظیر وجود عدم قطعیت، خوش‌بینی بیش از اندازه در برنامه‌ها، عدم دسترسی مناسب به بسیاری از داده‌ها و بسیاری از عوامل دیگر به اهداف اصلی خود نمی‌رسند؛ بگونه‌ای که امروزه 98درصد فعالیت سازمان‌ها با ازدیاد هزینه یا تاخیر زمانی مواجه می‌گردد. بنابراین لازم است که بدانیم که چه تفاوتی بین یک پروژه پرهزینه و دیرهنگام و پروژه‌ای که به موقع و در محدوده بودجه تحویل داده می‌شود؛ وجود دارد؟ در اغلب موارد پاسخ این سوال مدیریت و کنترل پروژه است.
پیش از آنکه بخواهیم به موضوع اصلی این مقاله یعنی مبانی مدیریت و کنترل پروژه و مقایسه ی آن‌ها بپردازیم لازم است که ابتدا با یک دست تعاریف که در مراجع علمی مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ آشنا باشیم.
مجموعه فعالیت‌های موقت ( تلاشی موقتی – Temporary Endeavor) برای تحقق یک محصول، خدمت یا نتیجه مشخص و منحصر به فرد (هدف یا اهداف مشخص) که در یک واژه قلم تحویلی (deliverable) نامیده می‌شود.
ویژگی موقتی بودن پروژٰه بدان معناست که هر پروژه‌ای زمان مشخصی برای شروع و زمان مشخصی برای خاتمه دارد و زمان آن نامحدود نیست. البته موقتی بودن پروژه لزوما به معنی کوتاه‌بودن زمان اجرای پروژه نیست. بسیاری از پروژه‌ها چندین سال بطول می‌انجامد اما با این وجود در تمامی موارد مدت زمان پروژه محدود است. همچنین شایان بذکر است که موقتی بودن به معنای موقتی بودن نتایج حاصل از اجرای پروژه نیست. و موقتی‌بودن در مورد محصول و یا خدمتی که توسط پروژه ایجاد می‌شود؛ مصداق ندارد؛ چنانکه بسیاری از پروژه‌ها به منظور ایجاد نتیجه‌های ماندگار انجام می‌شوند.
همچنین ویژگی مشخص بودن نتایج نیز به منحصر به فرد، جدید و غیرتکراری بودن خروجی‌های یک پروژه اشاره دارد. بعبارت دیگر پروژه برای تولید محصول یا خدمتی انجام می‌شود که قبلا دقیقا همانندی نداشته و بنابراین یگانه است. بطور مثال تاکنون هزاران ساختمان اداری ساخته‌شده ولیکن هرکدام کارفرما، تیم، مکان و پیمانکار متفاوتی دارند.
در واقع می‌توان گفت پروژه‌ها شامل فعالیت‌هایی با ویژگی‌های زیر می‌باشد :
که این ویژگی‌ها بطور کلی در شکل 1 نشان داده شده‌اند.
شکل 1- ویژگی‌های یک پروژه
همچنین در ادبیات مدیریت و کنترل پروژه انواع مختلفی از پروژه‌ها شناسایی شده‌اند که در ادامه با یکی از مشهورترین دسته‌بندی‌ها برای پروژه آشنا می‌شویم که در آن پروژه‌ها به 6 دسته تقسیم‌بندی می‌گردند:
عملیات، مجموعه فعالیت‌هایی مستمر برای ایجاد خروجی تکراری می‌باشد. انجام عملیات نیازمند منابع جهت انجام کارهای استاندارد و نهادینه‌شده می‌باشد.
حال سوال مهم این است که پروژه و عملیات چه ویژگی‌های مشترک و چه تمایزاتی باهم دارند؟
ویژگی های مشترک عملیات و پروژه عبارتند از :
همچنین با اندکی توجه به تعاریف مطرح‌شده برای این مفاهیم، براحتی قابل تشخیص است که این موارد، با همدیگر در مواردی اختلاف دارند که در جدول 1 به این موارد اشاره شده‌است.
جدول 1- تفاوت‌های پروژه و عملیات
| پروژه‌ها | عملیات |
|
موقتی و منحصر به فرد بودن |
مستمر و تکراری |
| برای ارائه یک قلم تحویلی | برای حفظ سازمان |
| خاتمه می‌یابند | همیشه پایدار هستند |
فرایند برنامه‌ریزی، تعیین توالی و توازی فعالیت‌های لازم برای اجرای یک پروژه با در نظرگرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین‌شده برای آن فعالیت است.
مدیریت پروژه یک عملکرد جامع است که شامل مدیریت افراد، فرایندها و اقلام قابل تحویل در یک پروژه است. علاوه بر هزینه و زمانبندی، بر کیفیت و محدوده نیز تمرکز دارد. هدف مدیریت پروژه از این نظر که هدف آن موفقیت کامل یک پروژه با توجه به منابع موجود است؛ بسیار جامع است. فرایندهای مدیریت پروژه عبارتند از آماده‌سازی برای شروع، برنامه‌ریزی، هدایت و اجرا، نظارت و کنترل، اختتام پروژه
فرایندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل موجه بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت در حین اجرای پروژه، که از ابزار و تکنیک‌های خاص خود در انجام این مهم کمک می‌گیرد. کنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره می‌گیرد:
اکنون که با تعاریف مدیریت و کنترل پروژه آشناشدیم، بدلیل نزدیکی این تعاریف ممکن است افراد با این سوال مواجه شوند که چه تفاوتی بین مدیریت پروژه با کنترل پروژه وجود دارد؟
اصولا سه تفاوت اصلی و مهم بین مدیریت پروژه و کنترل پروژه وجود دارد:
تاريخچه مديريت پروژه در جهان را معمولا به مديريت پروژه‌های عظيمی همچون ساخت اهرام مصر ، ديوار چين و يا بنا نهادن تخت جمشيد به دستور داريوش مربوط می‌دانند ؛ هريک از اين پروژه‌ها از جمله پروژه‌های بزرگ و پيچيده تاريخ بشريتند که با کيفيت بالا و بکارگيری نيروی عظيم انسانی ساخته شده‌اند .با توجه به اینکه امروزه هیچ سند و مدرکی دال بر نحوه مدیریت و کنترل پروژه این پروژه‌های عظیم در دسترس نیست؛ جز با تکیه بر حدسیات نمی‌توان اظهار نظر قاطعی درباره نحوه مدیریت پروژه‌های عظیم عهد باستان ابراز داشت.
اما تاریخچه مدیریت پروژه در دنیای جدید به اوایل قرن بیستم باز می‌گردد. این دو دانشمند برای برنامه‌ریزی پروژه‌ها از یک نمودار که محور افقی آن نشان‌دهنده عامل زمان (تاریخ‌ها) و محور قائم آن نشانگر فعالیت‌های لازم در اجرای پروژه بود، استفاده نمودند که این نمودارها با عناوینی از قبیل نمودار گانت یا نمودار میله‌ای شناخته‌می‌شوند و ساده‌ترین نمودارها برای نشان دادن زمان‌های آغاز و پایان فعالیت‌ها بوده و هنوز در بسیاری از موسسات و سازمان‌ها به عنوان تنها روش برنامه‌ریزی مورد استفاده قرار می‌گیرند. البته این نمودارها خالی از ایراد نیستند؛ بگونه‌ای که ارتباط بین تاریخ‌های اجرای فعالیت‌های پروژه و ترتیب تقدم و تاخر بین آن‌ها در این نمودارها بخوبی مشهود نیست. بنابراین، در صورتی که در یک یا چند فعالیت تاخیری رخ بدهد، اثرات چنین دیرکردهایی بر سایر فعالیت‌ها و در نتیجه بر تاریخ تکمیل پروژه براحتی از این نمودارها قابل تشخیص نیست. شاید وجود همین نارسایی‌ها باعث شد که در حدود اواسط قرن بیستم، روش‌های برنامه‌ریزی دیگری نیز ابداع‌شده، توسعه یابند و مورد کاربرد قرار گیرند. در سال‌های دهه 1950، گروهی از دانشمندان علوم تحقیق در عملیات، به فکر ایجاد روش‌های کامل‌تری برای برنامه‌ریزی پروژه‌ها افتادند. از مشهورترین این روش‌ها نتایج گروهی وابسته به هیات مرکزی تولید انرژی الکتریک در انگلیس با ابداع تکنیکی با عنوان طولانی‌ترین مسیر غیرقابل کاهش (Longest Irreducible Sequence of path) برای اجرای پروژه تعمیرات اساسی یک نیروگاه برق بود که بعدها با عنوان تکنیک توالی اصلی (Major Sequence Technique) از آن یاد می‌شد. این روش در حد قابل قبولی کارا و مفید بوده بگونه‌ای که می‌توان گفت تشابه زیادی با روش CPM (Critical Path Method) و روش PERT (Project Evaluation and Review Technique) بود؛ ولی این روش هرگز بصورت رسمی چاپ و منتشر نشد. تقریبا همزمان با این رویداد در سال 1957، شرکت تولیدی دوپان (Du Pont)، یک گروه تحقیقاتی را مامور بررسی روش‌های کاربردهای جدید مدیریت در امور مهندسی شرکت نمود. در همان سال بود که مرکز پژوهش‌های علمی شرکت یونی واک (Univac) برای ادامه این تحقیقات به شرکت دوپان پیوست و با اضافه‌شدن مهندس کلی (J.E.Kelly) از شرکت رمینگتون،فعالیت‌های پژوهشی با سرعت چشمگیری ادامه یافت. نتیجه کار این گروه، ابداع روش مسیر بحرانی (CPM) بود. این روش برای اولین بار در پروژه ساخت یک کارخانه برای شرکت دوپان، با سرمایه‌ای حدود دو میلیون دلار بکار گرفته‌شد. این روش برای بار دوم هم در تعمیرات اساسی یکی دیگر از کارخانجات دوپان مورد استفاده قرار گرفت. در نتیجه استفاده از این روش به منظور عدم توقف تولید کارخانه با ایجاد یک سیستم تولیدی پیوسته، مدت زمان اجرای پروژه نیز کاهش یافت و در نتیجه کمک مهمی به اقتصاد شرکت کرد.
در سال 1958 نیروی دریایی آمریکا به منظور ساخت موشک پولاریس (Polarois Rocket) که در آن 12000 قطعه مرکب ساخته و برای ساخت سیستم نهایی به یکدیگر مونتاژ می‌شدند و حدود 3000 پیمانکار در آن مشارکت داشتند. آمارهای موجود از پروژه‌های گذشته نیروی دریایی آمریکا همواره حاکی از آن بود که زمان و بودجه صرف‌شده برای پروژه‌ها بیش از مقادیر پیش‌بینی‌شده بود. زمان‌ها بطور متوسط 45 درصد طولانی‌تر و بودجه‌های صرف‌شده بطور متوسط 250درصد بالاتر از مقادیر پیش‌بینی‌شده بود. با توجه به این موارد مدیریت پروژه پولاریس با در نظرگرفتن حجم پروژه تصمیم گرفت برای برنامه‌ریزی پروژه یک گروه پژوهشی را ایجاد نماید تا این گروه، روشی کارا و علمی برای این منظور ابداع نماید. در نتیجه فعالیت‌های پژوهشی این گروه روش PERT ارائه و در پروژه پولاریس مورد استفاده قرار گرفت. اساس این روش بدین صورت بود که با تعیین رویدادهای کلیدی (Milestones) که لازم است در تاریخ‌های معینی به وقوع بپیوندند تا کل پروژه در تاریخ مشخصی تکمیل بشود و بررسی وضعیت آن‌ها در تاریخ‌های معین، موقعیت پروژه از نظر میزان پیشرفت مشخص شود. با کاربرد این روش برای مدیریت و کنترل پروژه پولاریس، این پروژه سریعتر از آنچه که پیش‌بینی می‌شد؛ با موفقیت به پایان رسید.
نکته جالب توجه در خصوص روش‌های CPM و PERT این مورد است که با وجود اینکه هیچ یک از دو گروه تحقیقاتی از کارهای گروه دیگر اطلاعی نداشتند؛ با این وجود اساس هر دو روش بر نمودارهای شبکه‌ای متکی بوده و از نظر دستورالعمل‌های محاسبه کاملا مشابه می‌باشند.
پس از این دو روش، روش دیگری با عنوان GERT (Graphical Evaluation and Review Technique) برای پروژه‌هایی که در آن‌ها فعالیت‌هایی وجود دارند که اجرای آن‌ها جنبه احتمالی داشته و در شروع پروژه مشخص نیست. این روش برای شرکت رند (Rand Corporation) در آمریکا پایگذاری شده و اولین کاربردهای آن در پروژه ساخت سفینه‌های فضایی بود.
در سال 1969 انجمن مدیریت پروژه در ایالت متحده آمریکا بعنوان اولین موسسه رسمی مدیران پروژه تاسیس گردید. یکی از مهمترین دستاوردهای تاسیس این موسسه، تدوین استاندارد جهانی مدیریت پروژه بوده‌است؛ از این پس بود که دگرگونی‌های حوزه مدیریت پروژه صورتی منسجم و مدون به خود گرفت. در شکل 2 می‌توان تاریخچه‌ای از تدوین استانداردهای مدیریت پروژه در گذر زمان را مشاهده کرد.
شکل 2- تاریخچه‌ای از تدوین استانداردهای مدیریت پروژه در گذر زمان
همچنین در شکل 3 الی شکل 5 بروزترین استانداردهای موجود در حوزه مدیریت و کنترل پروژه آورده شده‌اند.
شکل 3- مهمترین استانداردهای موجود در حوزه مدیریت پروژه
شکل 4- مهمترین استانداردهای موجود در حوزه مدیریت پروژه
شکل 5- مهمترین استانداردهای موجود در حوزه مدیریت پروژه
اولین اقدامات در استفاده از روش‌های علمی و مشخصا در استفاده از برنامه‌ریزی با روش مسیر بحرانی (CPM) در اجرای پروژه‌ها در ایران به سال‌های ابتدایی دهه 1350 و تاسیس کارخانجات تولید آلومینیوم اراک و نیز در ساخت استادیوم آزادی در تهران مشاهده می‌شود. پیش از آن استفاده از نمودارهای میله‌ای (گانت) در دهه 1340 بصورت غیر متمرکز در دفتر طراحی در مسیر ساخت کارخانجات ذوب‌آهن اصفهان و نیز در برخی از فعالیت‌های اجرایی در شرکت‌های عامل نفت در جنوب ایران رایج بوده‌است.
همچنین انجمن مدیریت پروژه ایران از اواخر سال 1383 با اخذ مجوز از وزارت علوم، تحقیقات و فناوری بعنوان یک موسسه غیرانتفاعی تشکیل و فعالیت خود را با هدف گسترش اصول مدیریت و کنترل پروژه‌ها در سطح کشور دنبال می‌کند. از اقدامات این انجمن می‌توان به برگزاری کنفرانس‌ها، دوره‌های آموزشی و همچنین ارزیابی و اهدای جوایز ملی مدیریت پروژه و پژوهش برتر اشاره کرد.
مدیر پروژه،شخصی است که مسئولیت تحویل محصول کلی پروژه را عهده‌دار است. وظایف مدیر پروژه عبارتند از ایجاد هماهنگی لازم در اجرای فعالیت‌ها برای کاربرد مناسب منابع و امکانات به منظور رسیدن به هدف نهایی پروژه و تعادل میان محدودیت‌های مختلف پروژه. محدودیت‌های پروژه گستره مختلفی از موارد نظیر زمان، هزینه، بودجه، محدوده (Scope) منابع (نیروی انسانی، تجهیزات، مواد و …)، کیفیت کارهای قابل اجرا و روش‌های اجرای آن‌ها، قوانین و مقررات حاکم بر محیط را در بر می‌گیرند. در جدول 2 مسئولیت‌های مدیر یک پروژه، وسایل در دسترس برای انجام این مسئولیت‌ها و زمان انجام هر کدام از مسئولیت‌ها آورده‌شده‌اند.
جدول 2- مسئولیت‌های یک مدیر پروژه و وسایل در دسترس و زمان انجام مسئولیت‌ها
همچنین در ادامه لیستی از موارد توانایی‌های یک مدیر پروژه و ویژگی‌های یک مدیر پروژه به تفکیک آورده‌شده‌اند.
توانایی‌های مدیر پروژه:
1- توانایی رهبری
2- توانایی مواجه با مسائل
3- توانایی یکپارچه‌سازی انتظارات ذینفعان
4- توانایی انعطاف پذیری
5- توانایی مذاکره و ترغیب
6- توانایی درک محیط مناسب برای پروژه
7- توانایی نظارت و کنترل
8- توانایی مدیریت در محیط متغیر و پویا
9- توانایی حفظ رضایت مشتری
10- توانایی جمع کردن و تمام نمودن
ویژگی‌های مدیر پروژه:
1- آشنایی با مباحث مدیریت
2- آگاهی از موضوع پروژه
3- داشتن ظرفیت اقتصادی
4- دارابودن دانش کارشناسی بالا
5- تعلق کامل به پروژه
6- ریسک‌پذیری
7- آگاهی از مسائل سیاسی و اجتماعی
دفتر مدیریت پروژه یک واحد سازمانی است که مسئولیت آن در یک طیف حمایتی (پشتیبانی) تا هدایتی می‌باشد. دفتر مدیریت پروژه با توجه به نوع آن، میزان کنترل و نفوذ متفاوتی دارد و در سه حالت زیر قرار دارد:
همچنین اقدامات اساسی که توسط دفتر مدیریت پروژه انجام می‌شود؛ بطور خلاصه به شرح زیر می‌باشد:
در کنار شناخت مدیریت پروژه، مدیر پروژه و توانایی‌ها و ویژگی‌های لازم برای موفقیت در این حوزه لازم است که حوزه‌های کاری موجود در این زمینه نیز آشناشده و پس از آن قدم در این مسیر پر چالش بگذارید؛ چراکه حوزه‌های دانش مدیریت پروژه ابعاد و گستردگی نسبتا بالایی داشته و کمتر کسی را می‌توانید بیابید که حداقل به یکی از این حوزه‌ها علاقمند نباشد. حوزه‌های دانش مدیریت پروژه بطور کلی در دو دسته حوزه‌های بیان اهداف قابل تحویل پروژه و حوزه‌های پشتیبانی برای تحقق اهداف قابل تحویل پروژه دسته‌بندی می‌گردند که مدیریت محدوده، مدیریت زمان، مدیریت کیفیت و مدیریت هزینه در دسته اول و باقی موارد در دسته دوم قرار می‌گیرند. در جدول 3 حوزه‌های مختلف دانش مدیریت پروژه و شرح مختصری از هرکدام آورده‌شده‌است.
جدول 3- حوزه‌های دانش مدیریت پروژه و شرح مختصری از آن‌ها
اگر تا بدینجای مقاله را دنبال کرده‌باشید؛ حتما متوجه شده‌اید که این مقاله بواسطه اهمیت بالای برنامه‌ریزی، مدیریت و کنترل پروژه در سراسر چرخه عمر هر پروژه بسبب آشنایی با مبانی مدیریت پروژه نوشته‌شده‌است. به این منظور لازم بود که ابتدا واژگان مربوط به علم مدیریت پروژه تعریف شوند که ما در این قسمت با تعریف پروژه و انواع پروژه‌ها، عملیات و مقایسه عملیات با پروژه و تعاریف برنامه‌ریزی، مدیریت پروژه و کنترل پروژه آشناشدیم و همچنین تفاوت‌های اصلی مدیریت پروژه و کنترل پروژه نیز روشن شدند. در ادامه تاریخچه‌ای از مدیریت و کنترل پروژه در دنیا مطرح و پس از آن توسعه کاربردهای مدیریت پروژه در ایران مورد بحث قرار گرفت. مطلب بعدی که در این مقاله مورد بررسی قرار گرفت؛ وظایف و مسئولیت‌های یک مدیر پروژه و توانایی‌ها و ویژگی‌های لازم برای یک مدیر پروژه خوب بود. در ادامه این موضوع دفتر مدیریت پروژه و حالات مختلف آن بهمراه شرح مختصری از اقدامات اساسی این دفتر مورد بررسی قرار گرفت. در نهایت به منظور آشنایی و تشخیص حوزه مورد علاقه در خصوص مدیریت پروژه، حوزه‌های دانش مدیریت پروژه در کنار تعریف کوتاهی از محدوده دربرگیرنده هر حوزه نیز ارائه شد.
نظر خود را بنویسید:
دیدگاه های کاربران
