با توجه به این که مالکیت ساختمانهای پیش ساخته و مصالح بازیافتی و قطعات پیش ساخته ساختمانها و تاسیسات تجهیزکارگاه که به وسیله پیمانکار در محل های تحویلی کارفرما نصب یا احداث نموده است، متعلق به پیمانکار است، هرگاه تمام یا قسمتی از این ساختمان ها وتاسیسات موقت پیمانکار مورد احتیاج کارفرما باشد، با توجه به اینکه در این حالت نباید وجهی بابت برچیدن ساختمانها و تاسیسات یاد شده به پیمانکار پرداخت شود، قیمت آن با تراضی طرفین تعیین و به کارفرما فروخته و تحویل می شود. همچنین درمواردی و برای انجام خدماتی خارج از چارچوب موضوع پیمان، نیروی انسانی و ماشین آلات پیمانکار در اختیار کارفرما قرار می گیرد که این مورد و مورد بالا را میبایست در قالب صورتجلسات خدمات ارائه شده به کارفرما تنظیم و به تأیید کارفرما و مهندس مشاور رساند.
هنگام ورود مصالح به کارگاه، باید صورتجلسه ورود که در آن نوع، مقدار و تاریخ ورود مشخص شده است، با حضور مهندس ناظر (نظارت فنی کارگاهی) تنظیم شود.
پیمانکار نمی تواند ماشین آلات و ابزار را که برای انجام عملیات لازم است، ازکارگاه خارج کند. در مورد بیرون بردن ماشین آلاتی که در کارگاه مورد نیاز نیست، پیمانکار تقاضای بیرون بردن ماشین آلات مزبور را به مهندس مشاور تسلیم میکند. مهندس مشاور به تقاضای او رسیدگی می کند و درصورتی که موجه باشد، اجازه خروج می دهد.
مصالح پايکار، به مصالحی اطلاق میشود که براي اجراي موضوع پیمان، مورد نیاز باشد و در کار نصب شود و با توجه به اسناد و مدارك پیمان به ویژه برنامه زمانبندي اجراي کار و مشخصات فنی، توسط پیمانکار تهیه و در محل یا محلهایی که در طرح جانمایی تجهیزکارگاه به عنوان انبار کارگاه یا محل انباشت مصالح تعیین گردیده، به شکلی انبار شود که قابل بازرسی، اندازهگیري یا شمارش باشد، مصالح و تجهيزات موجود در محل مصرف يا نصب نيز، مصالح و تجهيزات پاي كار ناميده میشوند. همچنین قطعات پيش ساخته و تجهيزاتي كه در اجراي موضوع پیمان، با اجازهی كارفرما و زير نظر مهندسین مشاور، در كارگاهها و يا در كارخانههای توليدي خارج از كارگاه ساخته شود نيز در حكم مصالح و تجهيزات پاي كار به شمار میرود.
تاریخ ابلاغ کارفرما باید با زمان اجرای عملیات موضوع صورت جلسه مطابقت داشته باشد و ابلاغ صرفا با مسئولیت و تایید بالاترین مقام دستگاه اجرایی می تواند در زمان دیگری انجام شود. این نوع صورتجلسات که به صورت جلسات کارکرد یا صورتجلسات احجام عملیات اجرایی معروف است.
صورتجلسه قیمت جدید از جمله مواردی است که بلافاصله باید تهیه و تأیید گردد تا از بروز اختلاف نظر در آینده جلوگیری گردد، این مورد از جمله مواردی است که به دلیل اهمیت خاصی که دارد در پروژه های مختلف محل چالش پیمانکاران با مهندس مشاور و کارفرما است.
مبنای تعیین مسافت حمل، نزدیکترین راه طبق آخرین دفترچه مسافت وزارت راه و شهرسازی است. در مورد راه هایی که در دفترچه یاد شده مسافتی برای آن ها تعیین نشده است، با درنظر گرفتن کوتاهترین فاصله، طبق نظر مهندس مشاور مسافت آن ها تعیین می شود. بنابراین تنظیم و أخذ تأیید مسافت حمل ردیف هایی که طبق توضیحات فهرست بها حمل مازاد بر 30 کیلومتر به آن ها تعلق می گیرد، یکی از مهمترین صورتجلسه های موردنیاز در هر پروژه عمرانی می باشد. همچنین به دلیل تفاوت بهای حمل مصالح در راه های آسفالتی با راه های خاکی و شنی، این مورد نیز باید به صراحت در متن صورتجلسه ها قید گردد.
هرگاه هيئت تحويل عيب و نقصي دركارها مشاهده نمايند، اقدام به تشكيل صورت جلسه تحويل موقت با تعيين مهلتي براي رفع نقص میكند و فهرستي از نقايص و معايب كارها و عمليات ناتمام و آزمايشهایي كه نتيجه آن بعداً معلوم میشود را تنظيم و ضميمه صورت جلسه تحويل موقت مینمايد و نسخه اي از آنها را به پيمانكار مي دهد. پس از اعلام رفع نقص از جانب پیمانکار، مهندس مشاور به اتفاق نماينده کارفرما، دوباره عمليات را بازديد میكند و اگر بر اساس فهرست نقايص تعيين شده، هيچ گونه عيب و ايرادي باقي نمانده باشد، مهندس مشاور، صورتجلسه تحويل موقت و گواهي رفع نقايص و معايب را که به امضای نماينده کارفرما، مهندس مشاور و پيمانكار رسيده است، همراه نتايج آزمايشهای خواسته شده براي كارفرما ارسال میكند تا پس از تایید کارفرما، به پيمانكار ابلاغ میشود
پس از آنكه عمليات موضوع پيمان تكميل گرديد و كار آماده بهره برداري شد، پيمانكار از مهندس مشاور تقاضاي تحويل موقت میكند و نماينده خود را براي عضويت در هيات تحويل معرفي مینمايد. مهندس مشاور، به درخواست پيمانكار رسيدگي میكند و در صورت تایید، ضمن تعيين تاريخ آمادگي كار براي تحويل موقت، تقاضاي تشكيل هيات تحويل موقت را از كارفرما مینمايد. كارفرما به گونهای ترتيب كار را فراهم میكند كه هيات تحويل، حداكثر در مدت 20 روز از تاريخ آمادگي كار كه به تایید مهندس مشاور رسيده است، در محل كار حاضر شود و براي تحويل موقت اقدام نمايد. هرگاه هيئت تحويل عيب و نقصي در كارها مشاهده نكنند، اقدام به تنظيم صورت جلسه تحويل موقت مینمايد.